Nije rijetkost da se poduzetnici, posebice početnici koji se još uvijek bore za svoje mjesto na tržištu i rade na ostvarenju kontinuiranih priljeva, susreću s manjkom likvidnih sredstava potrebnih za podmirenje prije svega fiksnih troškova poslovanja (plaće, režijski troškovi..). U bankama u kojima imaju otvorene poslovne račune, poduzetnici mogu ugovoriti dopušteno prekoračenje, tzv. minus, pomoću kojega uspijevaju nadoknaditi nedostatak novčanih sredstava kako bi u potpunosti mogli podmiriti nastale troškove.

Budući da je negativni saldo na računu popriličan uteg za svakog poduzetnika, iako se ne čini tako na početku kada je u pitanju korištenje simboličnih iznosa, potrebno je biti oprezan, a najvažnije je izraditi plan koji će u potpunosti eliminirati korištenje prekoračenja.

1.Kontinuirano praćenje priljeva i odljeva – Izrada modela za praćenje u excelu.

Kontinuirano praćenje priljeva i odljeva bitno može utjecati na održivost poslovanja u budućnosti.

Za poduzetnika je bitno imati pravovremenu i točnu informaciju, kako bi mogao donositi ispravne poslovne odluke. Informacijom je moguće raspolagati ako se u poduzeću provodi detaljno praćenje, direktor društva u toj situaciji ima uvid u stanje i kretanje prometa, što je jedan od koraka bitnih za donošenje ispravnih odluka. Situacije u kojima se odluke donose bez prethodne detaljne analize, mogu dovesti do problema u poslovanju i bespotrebnog zaduživanja.

Kreiranje modela u excelu za poduzetnike je izvrstan alat pomoću kojega se jasno može pratiti kretanje novčanih sredstava, a u svakom trenutku moguće je provjeriti trenutno stanje.

Osim što u bilo kojem trenutku (ako se evidencija vodi redovito) poduzetnik ima jasan uvid u stanje, pravovremeno može poduzeti mjere kojima će osigurati dodatna sredstva, bilo da je riječ o rezanju troškova, osiguranju dodatnih prihoda ugovaranjem novih poslova ili redovitoj naplati potraživanja. Bitno je i detaljno razložiti priljeve koje poduzetnik ostvaruje od  pojedinog kupca, kako bi znao prepoznati ključne kupce, ali i raskinuti poslovnu suradnju s onima koji su uteg poslovanju. Kod odljeva je potrebno pratiti i analizirati svakog pojedinog dobavljača na način da se definiraju odgovarajući rokovi plaćanja i isporuke, prati kvaliteta usluge (robe, radova), promjene u cijenama.

2. Izrada plana priljeva i odljeva za određeno vremensko razdoblje i usporedba plana sa stvarnim stanjem

Planovi se donose za određeno vremensko razdoblje, u praksi se uglavnom kreiraju kvartalni, polugodišnji, godišnji planovi likvidnosti. Prilikom planiranja budućeg poslovanja bitno je da je plan nastao nakon određenog vremena u kojemu su se pratili priljevi i odljevi u kojem se stekao dojam o visini istih. Ako je riječ o poduzetniku početniku plan priljeva se može temeljiti na sklopljenim ugovorima o poslovnoj suradnji, prema kojima okvirno može definirati mjesečne priljeve, dok su nam fiksni troškovi uglavnom poznati.Plan je uvijek plan i naravno da se može mijenjati tijekom razdoblja, međutim pravu vrijednost dobiva tek nakon usporedbe sa stvarnim stanjem. Odstupanja, posebice negativna, bitna su radi analize uzroka tog negativnog odstupanja. Isti nas upozoravaju na postojanje određenog problema kojeg možemo opisati u sljedećoj situaciji. Poduzetnikovi priljevi u polugodišnjem razdoblju manji su za 20% od planiranih. Iako je prihod nastao, potraživanje nije naplaćeno. Utvrđeno je da je u polugodišnjem razdoblju kupac upao u financijske poteškoće i da ima problema s plaćanjem što se odrazilo i na poslovanje promatranog poduzeća. Spomenuta situacija dovodi nas do sljedećeg bitnog koraka koji također utječe na likvidnost poduzeća.

3. Prepoznavanje problema i definiranje politike s kupcima i/ili dobavljačima

Odstupanja stvarne od planirane projekcije novčanog tijeka i prepoznavanje problema dovode do potrebe redefiniranja uvjeta s kupcima i dobavljačima. Iste je moguće mijenjati ovisno o duljini poslovne suradnje. Uvjeti se odnose na rokove plaćanja, odobravanje popusta na uslugu/robu/radove i sl.

Da bi poduzetnici pravilno definirali politiku s kupcima, potrebno je prethodno postaviti temeljito praćenje svakog pojedinog kupca, te iz praćenja dati odgovore na pitanja koja mogu biti usmjerena na: definiranje popusta, upozorenje da li je pouzdani kupac ažuran u plaćanjima, da li mu se smanjuju prihodi, kakva je kvaliteta usluge, da li uvodi nove usluge.S druge strane kod dobavljača je također potrebno pratiti poslovanje, a svakako pregovarati o mogućnosti servisiranja, osiguranja predmeta kupnje, rokova za povrat.

4. Sezonalnost poslovanja

Ako djelatnost koju poduzetnik obavlja obilježava sezonalnost, potrebno je voditi računa o planiranju likvidnog poslovanja u mjesecima sa smanjenim dotokom priljeva.

Praćenje likvidnosti, minimalno na mjesečnoj razini može osigurati likvidno poslovanje tijekom cijele godine i spriječiti potencijalne probleme s trenutnom likvidnosti koja se može prolongirati na dugoročnije razdoblje. Praćenje likvidnosti i projekcija za naredne mjesece poslovanje osigurati će likvidnost u mjesecima u kojima je evidentno smanjenje obima posla.

Obzirom na vrstu djelatnosti vlasnici tvrtki ponekad su „osuđeni“ samo na nekoliko kupaca/dobavljača. Ukoliko kod pojedinog kupca također dođe do problema s likvidnošću, nastala situacija se odražava i na tvrtku, stoga je u takvim situacijama dobro stvoriti određenu zalihu koja će pomoći premostiti problematično razdoblje.

Prekoračenje po računu skupi je izvor financiranja te bi ga zbog toga trebalo izbjegavati. Navedeno se može postići jasno donesenim mjerama i planom koji će osigurati likvidnost poslovanja. Analiza povijesnog poslovanja, praćenje tekućeg i planiranje budućeg poslovanja mjere su koje je mora provoditi svaki poduzetnik, a modeli praćenja izvrstan su alat koji pomaže direktorima uvidjeti kako njihove odluke utječu na novčani tijek poduzeća i sprečavaju ulazak u prekoračenja po transakcijskim računima.

Članak objavljen na:Women in Adria